Kto wystawia deklarację zgodności opakowania? Wytwórca, importer i wyjątek dla mikrofirm

Od 12 sierpnia 2026 r. stosuje się rozporządzenie (UE) 2025/40 w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych, w skrócie PPWR. Jeden z nowych obowiązków to deklaracja zgodności UE dla każdego typu opakowania, które trafia na rynek UE. Pierwsze pytanie małych firm brzmi zwykle tak: czy to ja mam ją wystawić, czy mój dostawca? Odpowiedź zależy od Twojej roli: wytwórca, importer czy dystrybutor. W tym artykule wyjaśniamy, kto jest kim według PPWR, kiedy mikrofirma nie wystawia deklaracji i co musi zawierać sam dokument.

Kto jest wytwórcą według PPWR

Definicja jest w art. 3 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia (UE) 2025/40. Wytwórcą jest:

• lit. a - osoba, która produkuje opakowanie albo produkt w opakowaniu, a także osoba, która zleca zaprojektowanie lub wyprodukowanie opakowania pod własną nazwą lub znakiem towarowym;
• lit. b - wyjątek opisany niżej, dla mikroprzedsiębiorstw.

W praktyce oznacza to, że wytwórcą nie jest tylko fabryka kartonów czy butelek. Jest nim także sklep internetowy, marka kosmetyków albo producent żywności, który zamawia opakowanie z własnym logo. To na wytwórcy spoczywają obowiązki z art. 15 PPWR: zapewnić, że opakowanie spełnia wymagania z art. 5-12, przeprowadzić ocenę zgodności, sporządzić dokumentację techniczną i wystawić deklarację zgodności UE.

Wyjątek dla mikrofirm: kiedy deklarację wystawia dostawca

Art. 3 ust. 1 pkt 13 lit. b PPWR przewiduje wyjątek. Jeśli opakowanie pod własną nazwą albo znakiem zamawia mikroprzedsiębiorstwo, a dostawca opakowania ma siedzibę w tym samym państwie członkowskim, wytwórcą jest dostawca. Oba warunki muszą być spełnione jednocześnie.

Mikroprzedsiębiorstwo to firma, która zatrudnia mniej niż 10 osób i ma roczny obrót albo sumę bilansową do 2 mln EUR (zalecenie Komisji 2003/361/WE, do którego odsyła PPWR).

Przykłady:

• Mała marka kosmetyków (6 osób) zamawia słoiki z nadrukiem u producenta z Polski. Wytwórcą jest dostawca. Marka nie wystawia własnej deklaracji, ale powinna poprosić dostawcę o kopię deklaracji dla każdego typu opakowania.
• Ta sama marka zamawia słoiki w Niemczech albo w Chinach. Dostawca nie jest z Polski, więc wyjątek nie działa. Wytwórcą jest marka i to ona wystawia deklarację.
• Sklep z kawą (25 osób) zamawia torebki z logo u polskiej drukarni. Firma nie jest mikroprzedsiębiorstwem, więc jest wytwórcą.

Pamiętaj, że wyjątek nie jest stały. Jeśli firma urośnie ponad próg mikroprzedsiębiorstwa albo zmieni dostawcę na zagranicznego, obowiązek przechodzi na nią.

Importer i dystrybutor

Importer to firma, która wprowadza do obrotu w UE opakowanie albo towar w opakowaniu z kraju spoza UE. Według art. 18 PPWR importer sam nie wystawia deklaracji, ale przed wprowadzeniem opakowania do obrotu musi sprawdzić, czy wytwórca:

• przeprowadził ocenę zgodności,
• sporządził dokumentację techniczną,
• wystawił deklarację zgodności UE.

Importer przechowuje kopię deklaracji i nie może wprowadzić opakowania, co do którego ma wątpliwości.

Dystrybutor to firma, która kupuje towar w UE i sprzedaje go dalej pod cudzą marką. Według art. 19 PPWR dystrybutor działa z należytą starannością: sprawdza, czy wytwórca i importer wypełnili swoje obowiązki. Własnej deklaracji nie wystawia.

Uwaga na własną markę. Art. 21 PPWR mówi, że importer albo dystrybutor, który wprowadza opakowanie pod własną nazwą lub znakiem towarowym albo zmienia opakowanie w sposób, który może wpłynąć na zgodność, jest traktowany jak wytwórca. Jeśli więc sprowadzasz towar z Chin z Twoim logo na pudełku, masz obowiązki wytwórcy, w tym deklarację.

Co zawiera deklaracja zgodności UE

Deklarację zgodności opisuje art. 39 PPWR, a jej wzór jest w załączniku VIII. Wystawiając ją, wytwórca bierze odpowiedzialność za zgodność opakowania z wymaganiami rozporządzenia. Dokument zawiera m.in.:

1. niepowtarzalny numer deklaracji,
2. nazwę i adres wytwórcy (oraz upoważnionego przedstawiciela, jeśli jest),
3. oświadczenie, że deklarację wydaje się na wyłączną odpowiedzialność wytwórcy,
4. identyfikację opakowania (typ, partia lub inny identyfikator),
5. opis opakowania z materiałami i właściwościami,
6. oświadczenie, że opakowanie spełnia wymagania art. 5-12 rozporządzenia (UE) 2025/40,
7. odniesienia do zastosowanych norm zharmonizowanych albo specyfikacji technicznych,
8. dane jednostki notyfikowanej, jeśli dotyczy,
9. informacje dodatkowe,
10. miejsce i datę wystawienia, imię, nazwisko, funkcję i podpis.

Deklarację sporządza się dla każdego typu opakowania. Słoik 50 ml i słoik 100 ml z innego materiału to zwykle dwa różne typy.

Co zawiera dokumentacja techniczna

Deklaracja opiera się na dokumentacji technicznej, opisanej w załączniku VII PPWR (procedura oceny zgodności - wewnętrzna kontrola produkcji). Zawiera ona m.in.:

• ogólny opis opakowania i jego przeznaczenia,
• rysunki i skład materiałowy wszystkich elementów z masą każdego materiału,
• listę zastosowanych norm zharmonizowanych albo specyfikacji,
• ocenę zdatności do recyklingu, minimalizacji opakowania i - gdy dotyczy - ponownego użycia,
• obliczenia udziału materiału z recyklingu, jeśli jest wymagany,
• sprawozdania z badań substancji, np. sumy metali ciężkich (ołów, kadm, rtęć, chrom VI) do 100 mg/kg, a w opakowaniach do kontaktu z żywnością - PFAS.

Większość tych danych ma Twój dostawca opakowań. Badania laboratoryjne zlecał on albo jego dostawca surowca. Zadaniem wytwórcy jest zebrać je i ułożyć w dokumentację.

Jak długo przechowywać dokumenty

Wytwórca przechowuje dokumentację techniczną i deklarację zgodności przez (art. 15 PPWR):

• 5 lat od wprowadzenia opakowania do obrotu - opakowania jednorazowe,
• 10 lat - opakowania wielokrotnego użytku.

Importer przechowuje kopię deklaracji przez taki sam okres (art. 18 PPWR).

Co zrobić teraz

1. Ustal swoją rolę. Wytwórca, importer czy dystrybutor? Czy jesteś mikrofirmą i skąd jest dostawca opakowań?
2. Policz typy opakowań. Każdy typ potrzebuje osobnej deklaracji.
3. Zbierz dane od dostawcy: specyfikację z materiałami i masą, wyniki badań metali ciężkich, a przy kontakcie z żywnością - badania PFAS.
4. Jeśli wytwórcą jest dostawca - poproś go o kopię deklaracji dla każdego typu opakowania.

Nie wiesz, w której grupie jesteś? Rozwiąż darmowy test „Czy potrzebuję deklaracji zgodności opakowania?” (7 pytań, ok. 2 minuty). Na koniec dostaniesz wynik i listę danych, o które trzeba poprosić dostawcę. Rozwiąż test

Jeśli deklarację wystawiasz Ty, Declarata przygotuje ją za Ciebie: deklarację zgodności UE i dokumentację techniczną na podstawie specyfikacji od dostawcy. Cena: 390 zł netto za typ opakowania, od 3 typów wycena indywidualna. Zapisz się

Artykuł opiera się na treści rozporządzenia (UE) 2025/40. Polskiej ustawy wykonawczej jeszcze nie ma. Tekst nie jest poradą prawną.